滁州学院电子公文处理办法(修订)
发布时间: 2016-12-05 访问次数: 395

(校政办〔2016〕6号)

一、总则

第一条  为规范学校电子公文运行管理,促进电子化办公,提高办公效率,根据教育部、省教育厅有关文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条  电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体,以计算机为处理和存储工具,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文处理形式。

第三条  电子公文处理坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  学校电子公文处理通过校园网“办公自动化系统”平台进行。

第五条  电子公文文种、格式、行文规则须遵守现行的《滁州学院公文处理实施细则》。

第六条  秘密以上含秘密级公文不适用本办法。

二、电子公文系统管理

第七条  校办公室负责指导、督促、检查校内各单位的电子公文处理工作。

第八条  校信息技术与网络中心负责办公自动化系统的技术支持和系统维护。

第九条  校档案馆负责全校电子公文的归档,并对归档的电子公文按照档案管理有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第十条  各二级学院、各部门要明确办公自动化系统的分管领导,并指定一人为本单位的系统信息员(管理员),负责办公自动化系统的应用,接受学校管理员的业务指导与管理。

三、用户与系统安全管理

第十一条  学校管理人员以及其他有关人员(统称用户)均在系统中享有唯一实名制账户。

第十二条  系统用户拥有的公文处理权限由校办公室和信息技术与网络中心根据用户的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。各单位用户如发现公文处理权限与岗位职责不符,应及时和校信息技术与网络中心联系,以便作出调整。

第十三条  各用户应妥善保护自己的账户资料,确保账户安全。用户密码遗忘应及时报校信息技术与网络中心进行安全处理。

第十四条  校信息技术与网络中心应加强服务器管理,做好定期备份,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

四、电子公文办理

第十五条  学校党政公文的草拟、审核、核稿、编号、复核、校对、分发、归档等办理流程均通过办公自动化系统完成。对各单位送审的纸质文稿,校办公室核稿人员可予以退回。

第十六条  各单位草拟电子公文要严格按照国家和学校的公文处理办法、公文格式有关规定认真拟制,切实提高拟稿质量,否则校办公室核稿人员可予以退回。

第十七条  各单位负责人对送审公文文稿应严格把关。不允许各单位秘书通过办公自动化系统代为签章。

第十八条  以学校党委、行政名义向外和向校内行文,由主办单位在系统中创建新文稿后即启动发文办理流程。对送审电子公文,送审单位的拟稿人对校办公室核稿人负有提醒、催办的责任;对待签发的文件,校办公室秘书负有提醒校领导的责任。

第十九条  公文送校领导签发前,由校办公室进行核稿。重点审核:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合公文处理规定等。各部门不得将未经校办公室审核的公文直接送校领导签发。

第二十条  以学校党委和行政名义制发的公文,分别由党委和行政主要负责人签发或者经授权的其他负责人签发。各部门的公文由部门主要负责人签发。

第二十一条  负责人签发后的公文,成文分发前由校办公室核稿人员负责登记、编号,拟稿人负责校对。

第二十二条  校内发文应在办公自动化系统进行分发,一般不再另发纸质文件。上行文、平行文如需报送纸质文件,由拟稿单位负责纸质文件的印制、用印和报送。

第二十三条  为保证公文处理的时效性,有关人员应至少每天上下午两次进入系统查看有无需要自己处理的事项。

第二十四条  校内各单位以学校名义向省教育厅报送的公文,由各单位将正式文件通过扫描仪(扫描仪分辨率为200dpi)制成PDF格式报校办公室,由校办公室通过教育电子政务平台传输至省教育厅。

第二十五条  校内各单位以学校名义向市政府报送的公文,由各单位将正式文件电子稿报校办公室,由校办公室通过滁州电子政务办公平台传输至市政府。

五、电子公文归档与销毁

第二十六条  学校所有电子公文由校档案馆统一归档管理。以学校及校内各单位名义制发的所有电子公文,必须同时分发至校档案馆。

第二十七条  以学校党委、行政名义发布的公文,由校办公室负责打印电子发文稿纸和纸质文件并加盖公章以备存档;以校内各单位名义发布的公文,由发文单位负责打印发文稿纸和纸质文件加盖公章以备存档。

第二十八条  电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息,纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。

第二十九条  不具备归档和存查价值的电子公文经校办公室负责人批准,可以销毁。电子公文的销毁,需进行登记并由两人监销,确保不错销、不漏销。

六、附则

第三十条  原办法与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十一条  本办法自发文之日起施行,由校办公室负责解释。