滁州学院机要文件管理规定
发布时间: 2013-05-03 访问次数: 256

为了更有效地传达贯彻上级和学校各项工作精神,确保国家机密,进一步规范办事程序,体现依法办学的精神,提高办事效率,特制定本《规定》。

一、文件的签收

1、上级机关发给学院的文件、电报、信函等,由机要室及时签收。签收文件应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。

2、其他部门收到的重要文件,如需传阅,经请示分管领导签字同意后,可及时转交机要室按机要文件处理。

3、院领导参加有关会议,会后带回来的与本院有关的、重要的和秘密级以上的文件,应及时交机要室处理、存档;如需传阅,按机要文件处理。

4、在市委机要局签收的机密级以上文件,应严格按市委要求,由机要专管人员专车领取文件,以防丢失。

二、机要文件的分类、登记、编号

机要室对签收到的机要文件按发文机关进行分类登记、编号。登记应当将文件标题、密级、发文号、发文机关、收文日期等逐项逐份进行登记、编号后,按密级、缓急程度分类上夹。

三、机要文件的送阅

1、机要文件按“密级件”(黄色文件夹)、“急办件”(红色文件夹)和“普通件”(灰色文件夹)分类后送办公室主任提出拟办意见,主任出差,由副主任提出拟办意见。

2、根据办公室主任(副主任)提出的拟办意见,由机要室及时送呈主管领导或分管领导阅办。

3、院领导在阅文后,如对院办主任(副主任)提出的拟办范围有不同意见,应提出明确的批示意见。如需要两个或两个以上部门承办的文件,要指明主办部门或牵头单位。

4、机要室严格按照办公室主任(副主任)拟办意见和院领导的批示意见及时传阅并督促承办部门承办,不得擅自扩大和缩小传阅范围。对于密码电报类机密级以上的文件,由专人送院领导进行跟踪传阅,涉及到相关部门的,部门负责人要在机要人员的监督下在保密室进行现场阅办。

5、无须传阅的文件、内部资料等,则按收文分类存放在档案室。

6、需要送请院领导阅批的传真件,按机要文件处理;传给办公室的又无须按机要文件处理的感谢信、考察学习函、邀请函等传真件等,由办公室直接送相关领导阅示,办理完毕后,留存办公室一星期后销毁;传给院领导个人的传真件,由办公室送指定院领导,传真件由院领导个人决定处理方式。

四、机要文件的阅办

1、机要文件应根据指定的阅文范围及时阅办,做到对文件不横传、不带离办公室。

2、院领导应及时阅文,注意文件的保管和保密;如因外出,不能及时阅文,应在外出前将所送阅的文件退回,以便及时转送他人阅办。因外出缺阅的文件待回校后补阅。

3、承办部门对需要办理的文件进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复;凡涉及其他部门工作范围的事项承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡需报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,并按规定程序报上级机关。

4、经院领导批示给有关部门承办的文件。由机要室电话催办有关部门,承办部门应于当天直接到机要室阅办,不能及时阅文的,要给机要室一个明确的处理答复,机要室要在“文件标签”上注明催办时间及催办人。承办人在阅办机要文件、电报时,必须在机要室进行。如需带出机要室阅文的,需填写“机要文件借阅单”,文件外借时间仅限1天,归还时当面办理销借手续,对于非密级件,承办部门可根据需要,自行复印留存。密码电报类密级文件承办部门必须在机要室或指定的保密室阅办,严禁外借和带出机要室。

5、有特别紧急的文件,机要室可暂不按上述程序办理,特事特办,待事情处理完毕后,再补办上述手续。

五、机要文件的清理、清退

机要室每季度按收文登记对机要文件进行整理、核对,清点无误后送档案室归档。每年底按要求将中央、省委文件统一清退给市委;国务院、省政府文件统一清退给市政府。因我院为省属院校,按规定文件可以留存,故每年只报应清退的文件清单。

六、机要文件的归档

为便于查找,提供利用,机要文件每季度归档一次,一个季度之内办理完毕的文件由机要室暂时保管,放上锁的铁皮柜中保存,到下一个季度初统一送档案室存档。

  机要文件的销毁

机要室按照省、市相关规定对秘密文件进行清理、清退、归档和销毁,并向办公室领导报告文件管理情况。销毁秘密文件,必须严格履行登记手续,经院主管领导批准后,到指定的地销毁地点销毁,并由二人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁文件。

  院内其它部门文件材料的传阅

鉴于目前院内许多部门都有将相关材料送呈院领导传阅要求,为提高办事效率,减少院领导不必要的阅文负担,现对院内其它部门需送院领导传阅的文件材料作如下规定:

1、对于其它部门自行收到的或外出开会等情况下带回的材料,需要由机要室传阅的,经分管领导和院办主任同意后,按机要文件处理,完毕后归档,不得私自上夹传阅。

2、一些非机要文件性质的材料,如需传阅,经院办主任同意后,由相关部门自行上夹,交机要室传阅。

3、需特办、急办的材料,由相关部门自行处理,机要室不接纳此类材料。

4、机要室对院内其它部门需送呈传阅的材料进行登记。

九、此规定自印发之日起执行。

 

 

                             

            

                              二○○六年四月二十日