滁州学院公文处理实施细则

滁州学院公文处理实施细则

 （党办〔2012〕20号）

 

第一章  总则

第一条  为推进我院公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和中共安徽省委教育工委印发的《关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号），结合学校实际，特制定本细则。

第二条  学校公文是我院党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 

    第五条  院办公室（党委办公室、院长办公室）是学校公文处理的管理部门，主管并负责指导和督促检查全院的公文处理工作。各院（部）、各部门要高度重视公文处理工作，认真学习并严格遵守本细则，要确定1名秘书具体负责本单位公文处理工作。

第二章  公文种类

第六条  我院公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

（二）公告。适用于一定范围内宣布重要事项。

（三）通告。适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”性公文可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文办理，上级机关应对报送的“意见”给予答复。作为下行文，下级部门、单位对意见中所提的要求应当遵照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（五）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求下级机关处理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免和聘用干部。

学校制定的规章制度和其它规范文件，可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”、“计划”、“安排”等名称，但要用“通知”印发。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示或批准的事项。

（九）批复。适用于答复下级单位请示的事项。

（十）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条 我院公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。（删除了主题词、抄报）

第八条  我院公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB?MT9704—2012）执行。结合我院工作实际，版式的主要要求有：

（一）发文机关标志，除会议纪要外，应当使用发文单位全称或规范化简称。学校的发文机关标志主要有：

1.院级公文标志

（1）“中共滁州学院委员会文件”、“滁州学院文件”。用于部署、决定学校重大问题，或以院党委或行政名义上报的文件。

（2）“中共滁州学院委员会办公室文件”、“滁州学院办公室文件”。经院领导同意，通知重要事项、转发上级办公厅（室）文件和部门、单位的文件和工作计划等，印发党政有关规章制度，办理院办公室职责范围内的事项等。经院党委或行政授权，可以党委或学校名义对外行文。

（3）“中共滁州学院委员会会议纪要”、“滁州学院院长办公会议纪要”、“滁州学院专题会议纪要”。分别用于记载、传达党委会议、院长办公会议、院行政专题会议决定事项和主要精神。

2.院内部门公文标志

（1）“中共滁州学院委员会×××”、“滁州学院×××”。“×××”内容为发文部门名称。用于办理本部门职权范围内的工作，适用于本部门、本单位内部，不能对外使用。根据工作实际，目前仅限组织部、宣传部、教务处、学生处、后勤服务集团五个部门和各二级学院使用。

（2）“滁州学院处室函件”。一般用于学校内各部门、各单位间需要知晓的事务以及以部门、单位名义与不相隶属单位之间商洽工作等。

（3）单独印制“中共滁州学院纪律检查委员会文件”、“中国教育工会滁州学院委员会文件”、“共青团滁州学院委员会文件”。

3.二级学院公文标志

（1）以学院党总支名义所发公文为：滁州学院×××党总支，“×××”内容为二级学院全称。如“滁州学院文学与传媒学院党总支”。

（2）以学院行政名义所发公文为：滁州学院×××，“×××”内容为二级学院全称。如“滁州学院文学与传媒学院”。

上述两种标志后均无“文件”两字。

（二）发文字号包括机关代字、年份、发文顺序号。在发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”，不编虚位（即1不编为01或001），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（三）上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字（使用方正楷体_GBK字体，下同）。

（四）公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。（如：“中共滁州学院委员会关于×××的决定”、“滁州学院关于×××的通知”）。标题在红色分隔线下空2行位置，用2号小标宋体字（使用方正小标宋_GBK字体），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短事宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

（五）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，用“主送”形式。上报公文只应有1个主送机关，如需同时送其他部门，应用“抄送”形式，标列于抄送栏内。

学校下发的普发性公文主送机关，党委公文的为“各党总支”或“各党总支，各院（部）、各部门”，行政公文的为“各院（部）、各部门”。

（六）公文首页必须显示正文。正文在主送机关下1行，用3号仿宋体字，每个自然段左空2字，回行顶格。数字年份不能回行。文中结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（七）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”2字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ……”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”2字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”2字及附件顺序号。

（八）成文日期以领导签发的日期为准；会议通过的“决议”、“决定”等，以会议通过的日期为准。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），右空4字。

（九）公文除会议纪要、电报外，要加盖印章，与署名机关相符，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

当正文占满全页无印章或签发人签名章、成文日期位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得用“此页无正文”的方法解决。

（十）公文如有附注，应当标注信息公开属性（如“此件主动公开”、“此件依申请公开”、“此件不予公开”）、公文印发传达范围等需要说明的事项。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以经办单位负责人为宜。附注用3号仿宋体字，居左空2字，编排在成文日期下1行，并加圆括号。

（十一）如有抄送机关，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”2字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”2字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

院党委、院行政和院办公室下发的重要公文，应同时抄送上级主管部门。各院（部）、各部门下发的重要公文，原则上应抄送1份给院办公室，供院党政领导传阅，如院领导个人确需保存，由院办公室复印。抄送院党政领导统一使用“院党委成员、行政领导”称谓。

（十二）印发机关和印发日期，位于抄送机关之下，印发日期以公文付印的日期为准，用4号仿宋体字，左空1字注明印发机关全称或规范化简称，右空1字注明印发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”2字。下面划一细分隔线，分隔线右下角注明印发份数。

（十三）公文页码，用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第九条 公文用字，一律从左至右横写、横排，双面印刷，左侧装订。

　　第十条 公文用纸，一律用A4型纸。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

　　第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。应当落实效能建设有关公文处理的要求，严格执行办文限时制，大力精简各类公文，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、规章、制度已有规定的，一般不再行文；上级机关公文已及时公开发布的，不翻印、不转发；未公开发布，但要求明确具体的，直接翻印，不予转发。现行公文仍然适用的，除需要特别强调和重申的，不再重复行文；凡已开会布置，或主要内容已公开发布，或已印发纪要和会议材料，以及可以通过电话、传真、网站、电子邮件等形式传达的，一般不再行文；凡能以口头、电话、当面报告或商洽解决问题的，一律不要行文；凡材料汇编、信息简报，校报校刊及校园网上已公开发布的公文不另行文。领导讲话，除部署全局性工作外，一般不印发公文。

　　第十二条 行文关系应根据党政分开原则和各自的隶属关系及职权范围确定。

（一）凡属各部门、各单位职权范围内的事项，应以本部门、单位名义直接行文，不得要求以院党委、院行政名义行文或批转。

（二）各部门、各单位需要商请同级其他部门、单位解决的问题，应以函的形式行文。

（三）各部门、各单位提出本级专项工作的建议、意见和工作部署，需要有关部门和单位协同执行的，原则上可经分管本部门、单位的院领导批准后，注明经院领导同意，由主管部门行文，或与有关部门联合行文。

（四）除院办公室外，各院（部）、各部门一律不得对外正式行文。

第十三条 凡涉及其他部门职权范围的事，主办部门应主动与之协商，取得一致意见后，方可行文。如有分歧，可呈请院分管领导决定。

　　第十四条 不得越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的部门机关。

　　第十五条 “报告”和“请示”要分开，报告中不得夹带请示事项。“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。同时对请示的问题应有明确意见或建议。

　  第十六条  除上级领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级领导个人报送“请示”、“意见”、“报告”。

第五章  公文拟制

第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条 起草。院综合性文件由院办公室负责组织起草；单一业务性文件由业务归属部门起草；以部门、院（部）名义发文，由该部门、院（部）负责起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策以及学校有关规定，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。

（三）主题突出，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精炼，文种正确，格式规范。

（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（五）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（八）纸质公文起草应填写“滁州学院文件拟稿封面”。文稿一律用A4纸张打印。

第十九条 审核。

（一）部门以院党委或行政名义代拟的公文，先由本部门负责人初审，交院办公室文秘科复审。复审的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文格式的有关要求等。

（二）凡涉及几个部门工作的院党委和行政文件，先由主办部门会同有关部门负责人初审、会签，再送院办公室文秘科复审。

（三）各部门、各院（部）名义文稿由各部门、各院（部）严格把关，并经主要负责人审核。

以院党委、行政及院办公室名义制发的重要公文，在送院领导签发前，还需经院办公室主任审核。

第二十条 签发。

（一）本着谁主管谁负责的原则，院党委、行政公文，综合性较强的以及给上级机关的重要请示、报告，分别由院党政主要领导签发，专项工作由院分管领导签发。

（二）各部门、各院（部）公文，由各部门、各院（部）主要负责人（或委托副职）签发。如公文内容重要、涉及面广，还需送院分管领导加签。

（三）文稿一经签发，一般不准改动。如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。院领导一般不接收和签发未经院办公室审核的文稿。

第六章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等程序：

（一）签收、登记。

1.上级机关对我院的行文，由院办公室机要科负责签收，对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。各部门、各单位收文由本部门、单位秘书负责签收、登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，详细记载公文的主要信息和办理情况。

2.各部门收到的上级机关公文，应及时送院办公室机要科登记。

3.上级机关召开会议所发的公文，除明确发给个人的外，我院的参会人员必须在会后及时将公文交院办公室机要科登记。

4.除院领导直接交办的事项外，各部门、各单位呈报院领导的公文，一般应由院办公室转报。院领导一般不受理未经院办公室签收的公文。

（二）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文（如不应当由我院办理，不符合行文规则，不符合文种、格式要求等），应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）承办。收到的上级机关文件，由院办公室负责人提出拟办意见,办件对院领导签“阅示”、对承办单位签“阅办”；阅件签“阅”。院办公室机要科人员按拟办意见，及时将公文送有关院领导批办，或转有关部门、单位承办。对紧急、重要公文应提出办理时限。对需几个部门或单位承办的公文，需注明牵头主办单位。有关部门、单位接到交办的公文，本着“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，不得延误、推诿，有明确时限要求的应当在规定时限内办理完毕；不能按时办理完毕的，应当在规定时限截止前作出说明。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，牵头或主办单位应当主动与有关部门协商，如有分歧，牵头或主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，应将各方意见如实向院领导反映，请予协调或裁定。

（四）传阅。根据院领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文传阅由院办公室机要科负责，严禁公文横传。

（五）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。院办公室签收、登记后分办或批办的公文（包括领导批示件），由院办公室负责催办。学校下发的重要公文，由代拟公文的职能部门负责催办。明确专人负责对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位，交办部门的文秘人员可登门查办。催查办过程要及时记录，并根据记录定期通报公文办理情况。

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条 发文办理的主要程序是：

（一）复核。签发后的文稿，正式印发前，院办公室文秘科应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。

　　（二）登记。院领导签发后的文稿，办文单位应送院办公室文秘科登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数，然后付印。

　　（三）缮印。经登记后的文稿，办文单位送文印室缮印。缮印时间一般不超过2天，急件、特急件应立即承印。缮印必须保证质量。公文可以在印制后用印，也可以在印制时进行套印。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　（四）校对。重要公文要做到三校付印。校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不得擅自改动原稿。

　　（五）用印。打印的公文，由院办公室机要科或发文机关文秘人员专人负责用印。用印时，要检查原稿上签发人与使用的印章权限是否相符，发文机关标志与印章名称是否一致。

　　（六）核发。缮印好的公文，由主办部门、单位负责分发。分发前，承办人应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，确认无误后，方可照单分发。急件随到随发，一般公文在2日内发出。

院党委、行政或院办公室名义制发的公文如有必要公开，由院办公室在校园网主页“校务公开栏”中予以公布。

第七章  公文归档与管理

　　第二十四条 根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，上级机关来文和校级公文办理完毕，由院综合档案室统一整理和归档。部门公文由本单位秘书统一整理和归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第二十五条 学校所发公文的归档内容是：2份文件正本、院领导签批的底稿和文件拟稿封面、公文附件以及领导的重要批示件等。上级机关来文，院综合档案室保存原件，其他部门如需要可保存复印件。联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

　　第二十六条 起草、修改和签批公文所用墨水及纸张应符合存档要求，不得使用红笔、铅笔或圆珠笔。

　　第二十七条 上级机关的来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或院办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章，视同正式公文管理。涉密公文传递和传输应当符合有关保密要求，不得利用传真机或网络传输。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经院办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　第二十八条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

　　第二十九条 部门、单位合并、调整时，全部公文应当随之合并、调整管理。部门、单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交院综合档案主管部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按规定进行移交、清退。

第三十条 院综合档案室每年第一季度对上年度形成的不具备归档和保存价值的公文集中按相关规定予以销毁。收到上级机关的涉密公文按照发文机关的要求和有关规定进行清退。个人不得私自留存、销毁涉密公文。

第三十一条 查阅公文，必须经院办公室负责人批准。查阅密级公文案卷和会议记录的，需经院保密工作委员会负责人批准，但不得复印。成卷公文不得外借。

第八章  附  则

第三十二条 学校电子公文的格式要求参照本细则执行。

第三十三条 本细则由院办公室负责解释，自发文之日起施行。原《滁州学院公文处理实施细则》（办〔2008〕27号）停止执行。

 

           

                      

 

                        中共滁州学院委员会办公室

                            2012年10月15日