滁州学院科学技术研究类档案管理办法
发布时间: 2014-10-16 访问次数: 63

 

第一章  总则

第一条  为规范我校科学技术研究类档案(以下简称“科研档案”)的管理,充分发挥科研档案在学校事业发展中的重要作用,依据《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876),《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所指科研档案是,在我校科学研究管理和实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条  科研档案是学校科学技术研究活动的真实记录,是学校科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全和便于开发利用。

第四条  科研工作与科研档案归档工作实行“四同步”管理,即:下达计划任务与提出科研档案归档要求同步;检查计划进度与检查科研档案材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;科技成果上报登记、评审奖励以及科技人员提职考核与档案部门出具科研档案归档的证明材料同步。

 

第二章  归档要求

第五条  科技处负责学校在科研管理过程中形成的文字材料、声像资料的收集和整理;课题主持人负责课题申报、研究、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等环节材料的收集和整理。具体内容见附件。

第六条  获得与科研预期目标不相符的结果,或课题因故中断、终止、撤销,形成的材料也应归档。

第七条  我校作为主持单位与外单位合作完成的课题,需形成一套完整的归档材料;我校为协作单位,形成所承担任务部分的归档材料。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中说明归档材料的归属。

第八条  科研档案每年定期由科技处统一移交学校档案馆。

第九条  科研档案的质量要求

(一)归档材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备、制作材料易于长期保存。

(二)归档材料要求为原件。尤其是合同、协议,用户使用报告、专家评审意见、鉴定证书或验收报告等依据性、结论性材料。且审批手续完备,印章齐全。

(三)科研记录一律使用A4纸,注意在纸张左边留出30mm装订线。

(四)原始实验记录应注明实验人姓名、日期等,照片应标注清楚拍摄时间、地点、人物和事件。

第十条  若课题主持人调离学校,必须将与课题有关的科研档案整理齐全,交科技处审核后,才能办理调离手续。

 

第三章  归档管理

第十一条  科研档案的分类编号

(一)科研档案分为:科研综合管理类、科研课题类、其它成果类。其类目代号分别为KY11KY12KY13

(二)科研综合管理文件材料以件为单位整理,科研课题类文件材料按一题一卷或若干卷整理组卷。

第十二条  科研档案的档号编制

科研档案档号=年度号+科研档案类目代号+案卷(件)号,模式如下:

20××—KY××—1-n

案卷(件)号按最下位类目流水。综合管理类用自然年度,项目类用完成年度。

第四章  附则

第十三条  本办法自公布之日起施行。

 

附件:滁州学院科学技术研究类文件材料归档范围和保管期限表.doc