滁州学院归档文件整理细则
发布时间: 2014-10-16 访问次数: 93

第一  了适应档案管理代化的需要,归档文件的整理,根据中人民共和国档案行业标DA/T22-2000归档文件整理规则》,合我校实际,制定本细则

第二  归档文件的定归档文件是指本校在其能活中形成的、理完书档案保存的各种纸质文件材料。

第三  件的确定。件是归档文件的整理位。一般以每文件一件,文件正本定稿一件,正文附件一件,原件与复制件一件,转发转发一件,表、名图册等一(本)一件,与复文可一件,同保管期限同密的一事有多文件(或多个单位、或多人)的成一件,建立件见附件图1)。

:以文件排列先后填写的序

:文件制文字

任者:指制文件的组织人,即文件的文机或署名者。

名:即文件标题,一般有文件标题标题范的,可自拟标题,外加“[]

日期:指文件的形成时间,以8位阿拉伯注年月日,如20120526

页号:件文件起止之编号。文件中有文的页码统一用铅笔编写,正面编写在文件材料的右下角,反面编写在文件材料的左下角。

注:注释归档文件需要明的情

第四  归档文件的整理原归档文件的整理要遵循文件的形成律,保持文件之的有机系,分不同价,便于保管和利用。

第五  归档文件的量要求

(一)归档文件应归原件,若无原件,份复印件(印件上要加盖制发单章)。

(二)归档文件应齐全完整,已破的文件予以修整,字迹模糊或易褪的文件予以制。

(三)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装材料等符合案保要求。

(四)文件材料的形成时间(年月日)、字、盖章等手须齐全。

第六  归档文件年度的分。分年度,一般来说应以文件签发日期(即落款日期)准,据以定文件所年度。此外,分年度时应注意:

(一)文件有多个时间特征。计划规划总结预决算、统计报表以及法性文件等容涉及不同年度的文件,一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所年度。

(二)跨年度形成的有密切系的文件。如召开会议理案件等,可能跨年度形成有密切系的文件材料。了日后整体利用的方便,些文件材料往往一在办结年度归档,分类时归办结年度。

(三)跨年度形成的与复文,包括,整理一律放在各自的形成年度。

(四)件稿本、文本日期不一致。按照定:正本定稿、正文附件、转发转发文等可作一件,日期的判定以装订时排在前面的文本的日期准。具体地,正本定稿一件,以正本准;正文附件一件,以正文准;转发转发一件,以转发准等。

(五)按教学年度形成的材料,放在该学年度末的一年。

(六)文件注日期。此需要分析文件容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段和推文件的准确日期或接近日期,据以按年度合理分

第七  归档文件的整理

(一)装归档文件以件为单位,用线。装的文件力求整结实、美。一般说来,采用左的,应将文件左、下边对齐;采用左上角装的,应将文件左、上边对齐

(二)分归档文件采用“年度—问题—保管期限”式分行分。即先将归档文件按年度分,每年度下按问题,再在问题下按保管期限分

(三)排列。归档文件在分方案的最低一级类,按事由或问题结时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(四)编号归档文件依分方案和排列序逐件编号,在文件首上端的空白位置加盖归档并填写关内容。归档置全宗、年度、件问题、保管期限等见附件图2)。

1.全宗:取汉语拼音首字母,即CZXY

2.年度:文件形成年度,以4位阿拉伯注公元年,如2009

3.件:文件的排列。在分方案的最低一级类,按文件排列1注。

4问题编号汉语拼音首字母,如:党群—DQ教学JX等。

5.保管期限:归档文件保管期限的简称或代

(五)

1归档文件逐件目。与复文作一件,只对复目。归档文件目录设置件任者、文名、日期、页数注等见附件图3)。

填写档馆编

任者:指制文件的组织人,即文件的文机或署名者。文:文件制文字

名:即文件标题,一般有文件标题标题范的,可自拟标题,外加“[]

日期:指文件的形成时间,以8位阿拉伯注年月日,如20090506

页数:指每一件归档文件的页数。文件中有文的页数铅笔统编写在文件材料的右上角。

注:注释归档文件需要明的情

2归档文件目幅面尺寸采用国际标A4型(×宽为297mm×210mm)。

3归档文件目录应册并编制封面(见附件图4)。

(六)装盒。将归档文件按馆编号顺序装入案盒,并填写档案盒封面、盒脊及考表目。

(七)填写备考表。考表置于盒文件之后,目包括盒文件情况说明、整理人、检查人和日期。

1.盒文件情况说明:填写文件缺、修改、充、移出、毁等情

2.整理人:负责整理归档文件的人姓名。

3检查人:负责检查归档文件整理量的人姓名。

4.日期:归档文件整理完的日期。

第八  书档案中照片、音、像等体文件材料按案整理要求整理。

 

 

 附件:件内目录、归档章、归档文件目录及封面图示.doc