会计档案立卷与归档流程

文章作者:发布时间:2014-10-16浏览次数:1942

 

会计档案实行部门立卷。财务处工作人员负责将积累的文件材料及时整理组卷。

()整理组卷原则

1、各种记帐凭证应按时间顺序整理,并按记帐凭证编号为序组卷,每卷厚度以不超过2cm为宜。

2、其它会计核算材料如帐薄、报表等,一般按年度组卷,不得跨年度。工资清册按月份组卷。正确填写帐薄起用交接表,各类印鉴齐全,并要求完整填写帐户目录。

()组卷操作步骤

1、整理材料:按以上整理组卷二个原则整理文件材料。卷内文件材料必须去掉金属物,对破损的材料要修复,并拆除空白帐页。

2、编页号

(1)卷内目录、备考表均不编页号;

(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;

(3)页号应用黑色号码机敲出,起始号为1

(4)页号的位置在每页材料非装订线右侧下角。

3、填写卷内备考表:卷内备考表位于卷内文件之后,必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况,以件为保管单位的案卷,备考表应注明卷内文件件数、页数;

(2)立卷人:财务处档案人员签名;

(3)检查人:财务处负责人对本部门形成的档案进行检查并签名;

(4)立卷时间:填写立卷的年月日。

4、装订:会计帐薄,在会计年度终了后,由会计经办人填写好经管人员一览表,编写页号,编上档号后装盒。凡是计算机打印的帐薄,帐薄内需打印一份由经办人填写好的经管人员一览表附上,然后装订成册。其它同上。

会计凭证,经过审核后的记帐凭单及原始凭证装订成册后,需在凭单前加牛皮纸封面,填写好科目名称、记帐凭单、编号、年月日、总册、分册。在左上角封口,并敲起封章及加盖档案章。正确填写凭证装具,要求与凭证册封面内容填写一致。

5、填写案卷封面

(1)案卷题名:案卷题名应简明确切、体式一致。准确揭示卷内文件材料的内容;

(2)归档单位:填写滁州学院财务处;

(3)起止日期:填写案卷内文件的起止日期;

(4)保管期限:填写其划定的保管期限;

(5)密级:依据保密规定填写。

二、归档验收

()归档时间:会计核算材料(凭证、帐薄、报表等)在本单位保管两年后,编制《财会档案案卷目录》及《移交清册》连同档案案卷以及光盘一并移交档案馆。

 ()归档验收:移交档案时,交接双方当面检查,档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求的,档案馆不予接收并限期改正。

    ()移交手续:档案移交档案馆时,须办理档案交接手续。

终审人:江涛