一、整理组卷(立卷)
1、在平时积累归卷的基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。
2、基建管理方面的文件材料，归入基建综合，按“年度—问题—保管期限”分类法整理。
跨年度的请示与批复，归入其形成年度；
跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
3、基建项目工程文件，归入基建工程
按工程项目组成一卷或多卷。该工程项目的文字材料在前，图纸在后。
4、检查卷内文件材料的排列顺序：综合性文件及工程项目的文字材料：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构竣工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
5、拆除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进行修补。
6、编页号：
（1）卷内目录、备考表均不编页号。
（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；
（3）页号应用黑色号码机敲出，起始号为1；
（4）页号的位置在每面材料非装订线一侧下角。
7、打印卷内目录：卷内目录位于卷内文件之前，必须用打印件。
（1）序号：以卷内文件排列先后顺序编号；
（2）文件编号：文件制发机关的发文字号；
（3）责任者：文件材料的直接编制部门或主要责任者；
（4）题名：即文件标题，填写文件材料标题的全称；
（5）日期：文件形成日期；
（6）页次：卷内文件起止之页的编号。
8、填写卷内备考表：备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。
（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数；
（2）立卷人：基建部门档案人员签名；
（3）检查人：基建部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；
（4）立卷时间：填写立卷的年月日。
9、装订：文字材料，采用三孔一线法装订，厚度一般不超过2cm左右。图纸以手风琴式折叠成四号图纸的规格，可以不装订。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。对不装订卷在每件文件和每张图纸上加盖上有单位档号、页号、件号的戳记章。
10、填写案卷封面：
（1）案卷题名：应简明确切、体式一致。一般包括基建项目名称、文件类型；
（2）归档单位：填写归档单位全称；
（3）起止日期：填写案卷内文件的起止日期；
（4）保管期限：依据保管期限，填写案卷内其划定的保管期限(永久、长期、短期)；
（5）密级：依据保密规定填写。
二、归档验收
1、归档时间：基建管理文件在次年6月底以前归档。基建项目在工程验收后两个月内归档。
2、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求的，档案馆拒绝接收并限期改正。
3、移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。
终审人：江涛
